Nya verktyg som ska göra alla nöjda med skolmåltiden

Med nya verktyg och stöd från Vinnova hjälper Livsmedelsverket nu fyra kommuner i Sverige att kartlägga och förbättra sitt system kring kommunens skolmåltider och hur de bättre ska tas tillvara. Tillsammans med en designkonsult arbetar kommunerna under våren med att hitta nya vägar och planera en test för ett systemskifte under höstterminen.

Anna-Karin Quetel, hållbarhetsstrateg på Livsmedelsverket

Så här berättar Anna-Karin Quetel, hållbarhetsstrateg på Livsmedelsverket, om hur processen såg ut när de gjorde en kartläggning över skolmåltidssystemet och fick med sig fyra kommuner att testa nya sätt att få fram skolmåltider som verkligen tas tillvara.

Vad var det egentligen ni vill lösa - och vilka problem såg ni när ni kartlade skolmåltiden?

Grundutmaningen som vi brottats med under decennier har varit att skolmåltiden helt enkelt inte tas tillvara. Vi lägger ganska mycket pengar på dessa måltider, som inte riktigt tas om hand och som ingen egentligen bryr sig om. Resultatet är ofta att maten inte hamnar i magen. Det känns som ett otroligt slöseri med resurser och en potential som vi går miste om.

Vi hade kunnat få mätta och glada barn men lyckas inte riktigt tillvarata chansen.

På vilket sätt såg du att Livsmedelsverket kunde ha nytta av att arbeta med systemkartläggning för att komma tillrätta med problemen?

Vi behövde förstå vad som är viktigt för alla inblandade parter. Vad behöver en elev för att vilja äta skolmaten? Vad behöver en aktör som jobbar med skolmat för att kunna leverera den här tjänsten och bidra till att skolmaten blir så bra som möjligt?

Vi står ju med samma utmaningar som för vi gjorde för 30 år sedan. Varför har det inte hänt något?

Vi behövde också förstå de olika sambanden mellan aktörernas problem: Vad beror det på att barnen inte äter? Tycker de att maten är osmaklig? Har de för lite tid för att hinna äta? Eller beror det på att lärarna inte gillar maten? Vi ville gräva djupare och förstå på ett vidare sätt.

Vi står ju med samma utmaningar som vi gjord för 30 år sedan. Varför har det inte hänt något och varför har vi inte kunnat lösa detta trots otaliga försök?

Hur fick du med dina kollegor på idén att jobba på det här sättet?

Incitamentet blev när Vinnova klev in med kompetens och verktyg på det här området. Vi fick möjlighet till finansiering och hjälp med processer för arbetet. Där såg vi en öppning. Det kräver ju nya metoder och arbetssätt, nya sätt att se på utmaningar och lösningar - verktyg som vi inte har haft. Det hjälpte oss att komma igång och kartlägga utmaningarna i systemet kring skolmåltiden.

Vi fick tillgång till både finansiellt stöd och möjligheten att arbeta tillsammans med Vinnova i den här kartläggningen. Vinnova deltog i hela processen.

Alla fick ge sin syn

I arbetet tillsammans med det konsultstöd vi fick från Vinnova kom vi fram till att en systemkartläggning skulle kunna bidra med ny förståelse.

Arbetet gjordes med hjälp av en designkonsult och vi hade mycket fokus på de kvalitativa effekterna kring skolmåltiden. Konsultbyrån har hjälpt oss att rita kartan över utmaningar för de olika aktörerna i systemet.

Arbetssättet gav oss ett bredare perspektiv. Vi ser nya utmaningar som inte var tydliga tidigare.

Vi genomförde intervjuer med lärare, elever, skolkockar, primärproducenter, myndigheter som Skolverket, Upphandlingsmyndigheten och Jordbruksverket. Alla fick ge sin syn och berätta om sina utmaningar.

Arbetet utmynnade i att vi ritade vi upp en karta över hela systemet och kom fram till en gemensam målbild för hur vi kan designa om systemet för skolmåltiden.

Fyra kommuner blev testpiloter

Vårt nästa steg blev att tillsammans med Vinnova välja ut fyra kommuner som ska fungera som testkommuner och själva göra en kartläggning för att identifiera möjligheter till förbättringar. Dessa skulle få samma metodstöd som Livsmedelsverket och göra egna systemkartläggningar för att identifiera utmaningar i kommunens system för skolmåltider.

Kommunerna valdes ut efter ett erbjudande om verktygsstöd på Vinnovas webbplats, en så kallad utlysning. Kommunerna fick ansöka om att vara testpiloter och därmed erbjudas konsultstöd och verktyg för arbetsprocessen. De som valdes ut fick chansen att gå igenom samma metodstöd och process som Livsmedelsverket tidigare gjort.

Kommunerna hade koll på läget! De stod redan i startgroparna med förslag kring skolmåltiden.

Ett 30-tal kommuner ansökte om att få metodstöd för kartläggning av sina skolmåltider. De fyra som valts ut att delta är Munkedal, Hofors, Vallentuna och Karlstad.

Kommunerna har under våren arbetat med systemkartläggning för att lära sig förstå sina egna system – och vad de olika aktörerna i deras kommuner möter för utmaningar. De får nu också hjälp att designa och generera nya arbetssätt och nya idéer som ska testas i verkligheten och även hjälp att utvärdera testresultaten.

Hur gick det första projektet?

Det är en otrolig känsla att kunna stötta kommunerna samtidigt som vi själva blir stöttade av den tjänstedesignbyrå vi anlitat. Livsmedelsverket koordinerar arbetet men i praktiken är det byrån som utför metodstödet.

Vi är ju helt nya i det här sättet att jobba.

Munkedal, Hofors, Vallentuna och Karlstad håller just nu på att komma upp med nya idéer efter kartläggningen som skulle ta hela våren i kommunerna.

Vi konstaterade ganska snabbt att de redan hade otroligt bra koll på läget och tidigt kunder komma igång med idéer till lösningar. Nu håller testplanerna för höstterminen på att utarbetas. Det handlar helt enkelt om att välja ut och bestämma vilka idéer vi har som är värdefulla att testa för höstens skolmåltider. Och inte minst vilka aktörer i lokalsamhället är viktiga att ha med sig i testet. Detta är en jätterolig spåningsfas.

Det fanns ett stort behov av att släppa lös och testa nya idéer och arbetssätt.

Nu designas olika hypoteser om vad man kan förvänta sig ska hända om man gör en viss test. Vi ska sätta upp nya arbetssätt – vem gör vad? Och vem bestämmer vad?

Hur kommer ni att jobba vidare med systemkartläggning på myndigheten?

Arbetssättet gav oss ett bredare perspektiv. Vi ser nya utmaningar som inte var tydliga tidigare.

På Livsmedelsverket har vi en ambition att fortsätta detta arbete i flera år. De tester som fungerat kommer vi att skala upp och göra nya tester.

Hela kärnan i det här sättet att jobba är att man gör fler aktörer nöjda än de som finns i ens eget stuprör.

En utmaning hur vi tar de här små fokuserade satsningarna vidare så att de får ett långsiktigt liv och gör skillnad i det långa loppet. När vi tar nya vägar är det viktigt att inte halka tillbaka i de gamla vanliga hjulspåren. Nu har vi fått ett bredare perspektiv och kan identifiera utmaningar i hela processen och systemet kring skolmåltiden. Vi ser fler perspektiv kring målet än vi gjorde tidigare. Och det gör också att vi får fler aktörer med oss – som är helt nödvändigt för att förstå sammanhanget och få till en förändring.

Hela kärnan i det här sättet att jobba är att man gör fler aktörer nöjda än de som finns i ens eget stuprör. Man möter fler aktörers behov helt enkelt.

Vi hoppas att det är arbetssätt som ska sprida sig till andra delar av samhället.

Det är bara sunt förnuft

Egentligen handlar det ju bara om sunt förnuft – allmänmänsklig klokhet, men samtidigt revolutionerande att få ett sådant här verktyg att jobba med.

Jag och mina kollegor har konstaterat att vi inte kommer att vilja jobba på något annat sätt i framtiden. Vi kan inte gå tillbaka till gamla arbetssätt nu när vi lärt oss hur effektivt det är att jobba tillsammans med de aktörer som berörs av systemet.

Vi kommer aldrig att vilja jobba på något annat sätt i framtiden.